Waarom is plannen zo moeilijk?
In de tijd waar we nu in leven is plannen moeilijk. Je wordt van links naar recht getrokken. Je wordt bewust en onbewust constant op de hoogte gehouden van updates op je smartphone, smartwatch en social media. Kijk bijvoorbeeld eens naar kleine kinderen. Als er een smartphone op tafel komt willen ze op het scherm kijken. Je wilt niets missen. Zelfs in corona tijd, waarin men minder mag, wil je nog meer op de hoogte gehouden worden. De kleine dingen worden nog belangrijker. Het eten, de gesteldheid van vrienden, het huis, de financiën en de inrichting van je werk.

Wat zegt de theorie
Covey en Eisenhower gebruiken de urgent en belangrijk matrix (zie afbeelding). Alleen zaken in niet urgent en belangrijk kun je plannen. Dit wetende zou dat betekenen dat je veel meer bezig bent met de zaken die je hebt gepland (kwadrant 2) i.p.v. de zaken die je worden aangedaan (kwadrant 1) of zaken waar je eigenlijk geen aandacht aan wilt geven (3 en 4).

De praktische kant
Deze theorie klinkt simpel. Sterker nog op papier is het makkelijk uit te werken. Het uitvoeren daarvan vergt echter een ijzersterke discipline. Het is bijvoorbeeld makkelijk en ook wel fijn om even weg te dromen bij de gedachte dat je weer op vakantie mag naar het zonnige Spanje (voorbeeld van kwadrant 4). Dat kost je al gauw 5 á 10 minuten, die je op dat moment beter had willen besteden aan het wegwerken van die berg mails. Soms moet je de planning zelfs loslaten, bijvoorbeeld bij een noodoverleg of een incident waar jij verantwoordelijk voor bent. Je zou haast gek zijn om te zeggen, ‘nee volgens mijn planning zou ik nu mijn bureau opruimen…’

Naast gebrek aan discipline is plannen ook lastig omdat je in de dagdagelijkse praktijk wellicht niet bewust bent van het feit dat je niet aan je planning toekomt. Je hebt immers toch hard gewerkt? In een opleiding wordt je gedwongen om na te denken over je planning. Je moet immers je doelen, visie en acties kunnen uitvoeren en behalen. Kijk eens kritisch naar je week, je planning of de outlook agenda. Wat hoort er eigenlijk niet in? Dit vraagt Turma cursisten te doen middels een gestandaardiseerde weekplanning c.q. het speelplan.

Drie tips om je planning te verbeteren
1. Werk je normale week uit op papier. Gewoon in een schema met tijden en activiteiten.
2. Kijk eens kritisch naar je planning. Maak van je normale week je ideale week: Wat moet er nog bij? (Kwadrant 2) Wat moet er echt uit (kwadrant 1, 3, 4).
3. Op hoeveel procent zit je van je ideale week? Wat ga je deze week doen om dat percentage te verhogen? Herhaal punt 3 wekelijks.